新型コロナ感染が拡大している今、ひとり情シスとリモートワーク（2） - (page 2)

Q7．ユーザーの在宅でのリモート環境を構築する上での注意点はありますか？

A7．会社のPCはできるだけ社外のネットワークにつながず、つないでもすぐにVPN接続をするのが親会社の推奨です。とはいっても、ウイルス対策ソフトのパターンファイルやWindows Updateが最新でないとVPN接続を拒否されてしまうので、あくまでも推奨です。弊社では出張者用にモバイルWi-Fiルーターを貸し出すこともあります。しかし数が少ないので、基本的に自宅のネットワークコストや設備コストは個人負担という方針が出ています。緊急時もこの方針でよいでしょう。

　実際に自宅で作業してみると調べながら仕事をすることが多いので、遅いVPNより個人PCと併用して作業する方が効率は良いです。また、何かの障害でVPNに接続できないこともあります。そんなときのためにも、キーパーソンとは別の連絡手段（LINEや個人メールなど）を持っていた方がよいでしょう。また、普段からキーパーソンとは個人的な話題も会話できるような良好な関係を作っておくことをおすすめします。これはひとり情シスにとって基本中の基本で、関係性ができていることでどれだけ自分が救われたか分かりません。これも、緊急時の対応でぐっと距離を縮められたりします。

　在宅勤務によって会社が得られるメリットもあるので、将来的には在宅手当てが支給されるなどの制度ができることを願っています。

　また、在宅勤務では、電話を多用する企業もあるかと思います。自宅の生活音については、日本の住宅事情ではすぐに解決できませんが、後ろで子どもが騒いでも許されます。問題は、営業系の社員は今まで対面でコミュニケーションから電話での対応になることもあるかと思います。この際、会社からお客さまに電話でかけるのですが、お客さまが高性能なヘッドホンをしているとオフィスの音もよく聞こえてしまうことがあります。これも情報漏えいです。電話やヘッドセットのマイクの指向性なども社内のメンバーで確認するといいでしょう。

Q8．ビジネスは止められません。ユーザーへの問い合わせ対応はどうしたらよいですか？

A8．問い合わせの多くはPCに関するささいなことと想定できます。弊社の場合、PCのサポート業務は外部委託に切り替えてきたので、私はサーバー側に専念することができました。昔は「とりあえず情シスに聞け」みたいな状態だったので、電話対応に時間を取られていました。今後のことを考えると、PCのサポートは外部に出すことを検討してもよいと思います。ひとり情シスの仕事量にもよりますが、情シスを増員しても常時仕事は満たされないかもしれませんし、外部委託のコストも実用的になってきました。

　緊急時は忙殺されるので、ユーザー対応のサポート時間を制限したり、電話での問い合わせをなくしたりすることは有効だと思います。しかし、本質的にはユーザーである社員の意識改革やITリテラシー向上の啓蒙活動も必要です。ある程度ユーザーが自身でもできるように役立つような情報公開も大切になってきます。とはいっても、これまでやっていたことを急に変えることは難しいです。だからこそ緊急事態を利用しましょう。政府からの緊急事態を理由にして、問い合わせはメールやシステムの受付のみに切り替えるチャンスです。このタイミングで狙うべきことを実施してもよいと思います。

Q9．顔を合わせなくなるため、ひとり情シスの上司や同僚とどのようなコミュニケーションを行うとよいでしょうか？

A9．私の仕事は、一人で完結する仕事が多いです。システムを作るときも、関係者との調整はありますが、ほとんどの時間が一人作業です。最近はフリーアドレスで自分の席がなくなり、ますます一人感が増したように思えますが、それほど一人ぼっちの感覚はありません。しかし、在宅勤務では一人感があります。仕事も同じで、メールやチャットも会社にいるときと同じようにしているのに、なぜでしょう。

　会社にいること自体に帰属意識を感じているからかもしれません。会社に行けば何となく出社しているという空気感がありますが、在宅だとそれを感じないです。だとしたら、それを感じさせる簡単なシステムがあるとよいかもしれません。例えば、出社している人の顔写真が一覧で表示されて、何となく動きがあるようなシステムなどです。

　緊急時はさまざまな対応で忙しくなるので、逆に上司や若手社員などとのコミュニケーションが不足してくることもあります。これは、決まった時間にチャットすることだけでも、「誰かとつながっている」という安心感があります。

　黒田さんへの質問を受け付けています。可能な範囲で対応します。また、この記事にないひとり情シスに役立つことなどありましたら、ぜひインプットいただけると助かります。まとめて、再発信します。