2024年1月から対応必須に。改正電子帳簿保存法への対応

第2回:電子帳簿保存法に対応したシステム構成

岩松健史 (アドビ)

2023-07-11 07:30

 2022年1月から施行されている改正電子帳簿保存法。2年間の宥恕(ゆうじょ)期間を経て、いよいよ2024年1月から全事業者の対応が必須となります。この連載では、改正電子帳簿保存法やインボイス制度について、企業がどのように対応していくべきか、法令の背景や規定の変更まで含めて解説していきます。

電子帳簿保存法にどのように対応するべきか

 第1回で解説したように、2年間の宥恕期間を経て、2024年1月までに改正電子帳簿保存法の要件に対応していかなければなりません。システム構築をどのように行うのか、例を踏まえて紹介していきます。

 例えば、契約書類に関しては、電子サインソリューションである「Adobe Acrobat Sign」などを活用して対応することもできます。ただし、前回紹介したような検索要件を満たすために、ファイル名を「日付_金額_企業名」にするといった運用ルールを定めておく必要があります。

 さらにand検索や範囲指定検索にまで対応するのであれば、管理用の台帳を用意して、文書データと索引をひも付けて検索できるようにしておく方法もあります。中小規模の企業で、件数がそこまで多くないようであれば、この運用でも対応可能です。

 では、取引が多い中小企業、大企業はどうすればよいでしょうか。

他システムと連携させて、一元管理できるようにする

 電子帳簿保存法に関連する書類のうち契約書は、電子サインを使った契約書に限らず、紙の書類もあるでしょうし、他社との契約の都合上他の電子サインシステムを利用する場合もあります。さらに、その他の証憑(しょうひょう)類、過去の帳簿関連書類も一元的に管理したいという場合は、電子サインと自動連携した文書管理ソリューションを活用することになります。

 Acrobat Signでは、「SharePoint」「Box」「OPTiM Contract」「Sansan Contract One」などと自動連携が可能です。Acrobat Signで生成した契約書をこれら文書管理ソリューションに連携すると、契約書内の情報を抜き出してプロパティーとして付与し、電子帳簿保存法に対応した検索項目で検索が可能になります。

画像1

 例えば、SRIが提供する契約書管理システムの「BUNTAN」は、Acrobat Signと連携しており、電子署名が行われて契約が締結されると、契約書をBUNTANに保存します。過去の紙ベースの契約書をスキャンして保存することもでき、保存されたデータを読み取って、検索要件に対応できるようにしています。

 中小企業であれば、運用ルールを整えてAcrobat Signのみで対応することもできますが、大企業であれば業務効率化をはかるために、上記のようなシステムとの連携をしていくとよいでしょう。

 さらに保存管理だけでなく、営業データと連携させてボタン一つで契約書作成まで行い、電子署名はAcrobat Sign、署名が完了すると契約書のシステムに保存するというような仕組みも構築できます。Acrobat SignのAPI連携をして独自開発をすることもできますし、「kintone」「Salesforce」などのシステムと連携することもできます。この場合も、各システムに対応した連携用プラグインを活用することで、ローコード/ノーコードで開発できるので、大企業に限らず中小企業でも実現しやすいでしょう。

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