ビームスHDは、インフォマートのウェブ請求書クラウドサービス「BtoBプラットフォーム 請求書」を採用した。インフォマートが発表した。
今回の導入により、請求書の発行、受け取り、支払通知が電子化された。取引先が無料で利用できることもあり、約80％の取引先から電子請求書を受け取れる。また受領確認書の処理時間も10分に短縮され、支払データの確定が早期化した。また紙の請求書が削減したことで、経理部門担当者のテレワークを後押しできている。
ビームスHDでは、BtoBプラットフォーム 請求書とコンカーの請求書管理クラウド「Concur Invoice」を連携し、さらにコンカーの「Concur Travel & Expense」も利用することで、経費精算や出張精算、予算管理、支払機能などを含めて一元化している。今後はBtoBプラットフォーム 請求書で電子請求書を受け取り、紙で残っている請求書をConcur Invoiceで電子化することで、現時点では原本保管している紙の書類も電子化する方針だ。
同社では毎月800社近い取引先から請求書を受領しているが、BtoBプラットフォーム 請求書の導入以前は、内容の確認や開封作業といった単純作業だけで1日が過ぎてしまうこともあった。また、受領確認書は取引先の控えと返送用に2枚発行していたため、受領確認書を毎月約6000枚発行して約3000通を郵送していた。
さらにグループ3社分、約170店舗および各部署の経費処理で、取引先約500社から経費関連の請求書を受領していた。導入以前は各店舗や部署の担当が紙の請求書を受領するため、上長承認を経て社内ルート便で回していたことで、即日で届かないこともあったという。
現在では受領確認書の郵送作業の手間がなくなり、「通知書機能」で自社システムからCSVでダウンロードしたデータをBtoBプラットフォーム 請求書にアップロードし、通知ボタンを押すのみになった。明細や金額の手入力も削減でき、1日がかりだったファイリングがなくなった。請求書自体、届くのが早くなったため経理部の処理も前倒しで進められるという。
