データベースの基本を知る--レイアウトが自由な印刷を学ぶ

伊達諒

2021-08-11 07:00

　これまで、「Claris FileMaker」を使って、データを入れる「フィールド」を作り、それを見やすいように「レイアウト」で調整し、「Excel」などからデータを取り込む方法を学習してきました。

　そして前回は、データベースを実際に運用するために必要な「検索」と「ソート」の使い方を学びました。これで、データベースの操作を自由に行えるようになりました。

　ただ、住所録はPCやスマートフォンの画面で使うだけでなく、ラベルとして印刷したり、住所録リストを印刷したりしたいこともあるはずです。そこで、今回は、FileMakerでの印刷の方法について解説します。

印刷に適したレイアウトを作る

　FileMakerなどのデータベースソフトでは、PCやスマホの画面での操作を前提にレイアウトを作っているため、そのまま印刷すると、印刷に適さない状態で印刷されてしまうことがあります。

　それだけを聞くと、面倒に思うかもしれませんが、実は、それがデータベースソフトの強みでもあります。というのは、印刷用のレイアウトを自由に作れるからです。「Word」などでも差し込み印刷はできますが、自由度はかなり制約されています。

　それに対し、FileMakerでは、印刷に適した形に自由にデータを配置することが可能です。「ラベル印刷」したり、「ハガキ印刷」したりすることはもちろん、法定の定型書式などにも合わせることができます。

（1）ラベルレイアウトの作成

　実際にラベルを作ってみましょう。前回同様、FileMakerファイルの「住所録.fmp12」を起動します（図1）。

図1
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　メニューから「表示」→「レイアウトモード」を選択します。そうすると図2のような画面に切り替わります。

図2
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　図2の左上の「新規レイアウト/レポート」ボタンをクリックします。そうすると、次の画面（図3）が表示されます。

図3
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　図3の、右上の「プリンタ」を選択すると、「ラベル」「縦書きラベル」「封筒」「レポート」が下段に表示されるので、「ラベル」を選択します。右下の「続行」ボタンをクリックしてください。そうすると、次のダイアログ（図4）が表示されます。

図4
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　上部のプルダウンリストに主なラベルメーカーの品番があるので、自分が所有しているラベルがあれば、その型番を選択します。もし、リストにない場合には、左上のラジオボタンを「標準ラベル」から「カスタムラベル」に変更すれば、サイズを指定することができます。今回は、「A-one 28180」を上部のプルダウンリストから選択して、「次へ」のボタンをクリックします。そうすると、次の画面（図5）が表示されます。