手軽に始められるASP型サービス
ビデオ会議システムやウェブ会議システムなどの遠隔会議システムがもたらす大きなメリットは、距離を超越しながらも、フェイス・トゥ・フェイスの会議と同様に、参加者の表情を見ながら、情報はもちろん、会議中に漂う雰囲気も共有できるという点にある。
そうしたメリットを理解していても、実際に導入できるかどうかになると、どうしても二の足を踏まざるを得ない。会議システムというと専門大手ベンダーが提供する高価なものを思い浮かべてしまうからだ。導入したはいいものの、それ以上の価値を得られるかどうか分からないという迷いが生じるのである。
しかし、会議システムは高価なモノばかりではない。わざわざ高いシステム一式を導入しなくても、ASP型サービスで月額費用を払うだけで利用できるとなったら、どうだろうか――。NTTアイティが提供する「MeetingPlaza（ミーティングプラザ）」は、月額2500円から安価に利用できる、手軽なウェブ会議ASP型サービスとなっている。
MeetingPlazaを利用するにあたり、必要なのはPCとマイクとスピーカー、それにウェブカメラだ。参加者はこれらを用意するだけで、MeetingPlazaでウェブ会議を始めることができるのである（しかも、ウェブカメラがなくても音声のみで会議に参加できるようにもなっている）。専用の機材を全く必要とせずに、いずれも量販店などで市販されているもので十分だ。
NTTアイティでMeetingPlazaの販売を担当する、Web会議システム事業部営業部担当部長の石上拓麿氏は「民生機器を利用することで、フレキシブルにMeetingPlazaに参加できます。MeetingPlazaの料金も安価ですが、必要とされるものも安価なものばかりであることから、投資対効果が高いということが分かると思います」と、そのメリットを強調している。
MeetingPlaza上で6人で会議を展開している
ファイルやアプリケーションを共有
MeetingPlazaの気軽さは、その利用の仕方にも言えることだ。参加者はウェブブラウザでアクセスするだけで会議に参加できるからだ。そこには専用のソフトをインストール必要もない。もちろんNAT越え、ファイアウォール越えにも事前に特別な設定をする必要もない。ブラウザだけでいいのである。
会議参加方法は2通りある。一つは事前に日付を決め、時間と参加メンバーのメールアドレスを登録すれば、会議への招待状・確認状がメールで自動発送されるというもの。参加者はその日時にウェブブラウザでアクセスするだけで会議に参加できる。
もう一つの参加方法は、会議の場所“部屋”を必要な分だけ作り置きしておいて、参加者は部屋のボタンをクリックしてパスワードを入れれば、いつでもアドホックに会議に参加できるというものだ。
