「Lotus Notes/Domino R5」のサポート切れや「IBM WorkPlace」製品への将来的なロードマップの発表、サイボウズをはじめとしたウェブ型グループウェアの普及など、昨今のグループウェア関連ソフトウェアをめぐる環境がこのところめまぐるしく変化している。また、従業員側の働き方の変化や企業側の情報漏洩に対する管理強化の動きなどにともない、従業員のワークスタイルもこのところ大きな変化を迎えている。
そこで、こうしたワークスタイルの変化にあわせて、最新のICTを活用して従来にない新しい「デジタル・ワークプレイス」を構築・活用している先進企業に注目し、ユーザー事例として取り上げていく。パッケージシステムを単なるグループウェアとしてではなく基幹系システムと情報系システムを融合させた、企業の競争力や差別化の源泉となる新しい企業内基盤として活用するユーザー企業を順次紹介していく。
竹中土木／StarOffice21
竹中土木では、NECの「StarOffice21」を使って全社的な情報共有基盤を構築した。このシステムを使って全社員がポータル画面から簡単に自分が必要とする情報を入手することができ、業務の効率化やペーパーレスに大きな効果をあげている。
同社は従来「Lotus Notes/Domino」（ノーツ）による情報共有を行っていたが、基幹システムの全面再構築にあわせてノーツからStarOffice21への移行することにした。
情報共有基盤の再構築にあたってはまず、ノーツのバージョンアップも検討したが、（1）バージョンアップだけでも数千万円のコストが必要なこと（2）クライアントソフトの再配布が必要なこと、（3）基幹システムと情報系システムのポータル画面による統合のためには別ソフトが必要だとされたこと――などを理由に、StarOfiice21による再構築を選択したという。
ほとんどカスタマイズせずに利用
また再構築にあたり従来ノーツ上で運営していた約200個のデータベースについて棚卸しを行い、1つ1つのデータベースについて必要性を検討したうえで、どのように移行するかを決めていく作業を行った。
この過程で不要となったデータベースは約50、残りのデータベースの大半をStarOffice21へ移行した。メールやスケジュールはすべてStarOffice21上でウェブ化している。現在このシステム上で最も使われているのはメール機能であるが、ドラッグ＆ドロップ機能のサポートや振り分け機能の実装などメール操作上にはまったく問題がない。ただしスケジュール機能については、グループでの共有機能など一部には不満が残るという。
StarOffice21でのメールはドラッグ＆ドロップで操作できる
ノーツ上に実装されていた規定集・マニュアルといった文書管理系のアプリケーションについては、文書一覧の見やすさや添付文書の取り扱いの容易さを考慮して、インフォコムが開発するドキュメント管理システム「MyQuick」への移管を決断した。この決断について、情報システム部で情報システムグループリーダーを務める松田美孝氏がこう語る。
「StarOffice21は、ビューを柔軟に作成するといった部分はノーツに比較すると若干劣る。その点についてはNECから、より用途に適したパッケージということでMyQuickという提案を受け、それを採用した」
新システムの導入にあたっては、StarOffice21、MyQuickともにほとんどカスタマイズを行わなかったという。このようにニーズや共有したい情報にあわせて、それぞれ最適な情報共有基盤を選択すれば、よりシンプルなシステム構成が実現でき、これが長期的には安価で安定したシステムとなりTCOの削減につながるのである。
運用コストが大幅に下がる
竹中土木では、こうしてできあがったメールやスケジュールといったグループウェア機能の上に、ポータル画面を作成し全社員がブラウザを使って必要な時に必要な情報に自由にアクセスできる仕組みを構築している。
「建設業という特性上、事務所で使える帯域は狭いことが多い。その場合でもブラウザでアクセスすることで、ノーツのようなファットクライアントソフトに比較すると格段に早くてストレスのないレスポンスが実現できた」（松田氏）
また松田氏は、「建設事務所は工事が終わると閉鎖・移転することになるが、その都度PCに必要なソフトをインストールするという手間を省くことができ、情報システムの運用コストが大幅に下がった」とも語っている。
