Slackの運用
ここからは、チャットツールとして導入したSlackの運用例を紹介します。
利用ガイドライン
弊社ではSlackのようなチャットツールを利用するにあたり、以下の3つのガイドラインがあります。
- 否定しない
- 叱責しない
- 伝わらない場合はF2F（Face to Face）
チャットツールを利用することで、対面なしで簡単にコミュニケーションが可能となりますが、その反面、メールのときと同様にテキストだけでは、メッセージの意図が正しく伝わらないようなことが起きてしまいます。
そのため、物事が伝わらない場合は、対面で会って話し合うか、ウェブ会議などを利用して話すようにします。これによって、物事や感情をより正しく伝えることにつながります。
Slackでは、Google Hangoutsなどのウェブ会議ツールと連携することが可能で、チャット画面上から簡単にウェブ会議を開始することができます。
ユーザー設定
Slackのユーザー設定のルールと して、必ず本名と顔写真、緊急連絡先を設定することをルールとしています。
弊社の前回も紹介させていただいたとおり、弊社は東京の本社オフィスだけでなく、北海道、仙台、名古屋、大阪、福岡とさまざまな場所にオフィスがあり、すべてのメンバーが毎日顔を合わせられるわけではありません。
そのため、どこの拠点にいても、メンバーの顔をしっかり認識できるようにという目的でこのルールを作成しました。
通知機能
Slackの通知機能を利用することで、先程問題として上げていた、メールで発生するノイズを減らせます。Slackのようなチャットツールでは、チャットに記載した内容を誰に伝えたいかを指定できる機能があります。これを利用することで、特定の人に正しく情報を通知できます。
合わせて、この通知した情報はチャット上に時系列で残るため、他のメンバーも情報を後追いしやすい。今までなんとなくメールで共有されていた情報が整理され、メンバーは必要な情報は通知があるため、重要な情報を漏らすことがなくなります。
外部ユーザーとのコミュニケーション
SlackはBoxと同様に外部のユーザーを招待する機能が用意されます。パートナーなどの社外のメンバーをチャットツールに招待して会話が可能になるため、メールでやり取りするよりも、大幅にスピードアップしたコミュニケーションが可能になります。
また、外部のユーザーは特定のチャネル以外は見ることができない設定が可能なので、社内でコミュニケーションしている情報を外部のユーザーに共有ないため、セキュリティ面でも安心です。
